Izņemot nevienu no šiem gadījumiem. Faktiski ar pareizu sagatavošanos un vadību minūšu ņemšana faktiski ir samērā vienkāršs process, un mēs esam sagatavojuši ātru un ērtu ceļvedi, kurā sīki aprakstīti smalkāki punkti, lai to pierādītu.
Tātad, nākamreiz, kad jūsu priekšnieks uzliek jums rakstnieka pienākumus, dziļi elpojiet un nelieciet panikā; Tas ir veids, kā efektīvi un lietderīgi izmantot sapulces minūtes.
1. Neej aklā
Tāpat kā visās lietās, minūšu rakstīšana ir daudz vienkāršāka, ja iepriekš esat rūpīgi sagatavojies. Iepriekš zinājot, kurš apmeklēs sanāksmi, kāda būs darba kārtība un nepieciešamais detalizācijas līmenis, tas palīdzēs padarīt jūsu darbu daudz skaidrāku.
Tiklīdz jums ir uzticēts pienākums, jums jāpavada piecas minūtes kopā ar savu priekšnieku, lai iegūtu visu šo informāciju pirms tās dokumentēšanas. Līdz šim ātrākais un efektīvākais veids, kā to izdarīt, ir, izmantojot sapulces protokola veidni, ērtu rīku, kas nodrošina, ka jūs netērējat laiku formāta veidošanai no nulles. Tādā veidā, kad būs jāpierakstās, viss jau būs kārtīgi sakārtots un gatavs strādāt.
Ja jūsu uzņēmums ir īpaši pieredzējis tehnoloģiju jomā, jūs pat varētu augšupielādēt veidnes dokumentu mākonī, ļaujot dalībniekiem sarakstam pievienot savu vārdu un ieteikt savas darba kārtības tēmas. Tomēr jūsu organizācijai patīk spēlēt lietas, veidne ir elastīgs un vienkāršs darba veids visiem.
2. Ziniet, kas jādokumentē
Daudzos gadījumos - īpaši augsta līmeņa korporatīvās sanāksmēs, kurās darba kārtībā varētu būt balsojumi vai priekšlikumi - jūsu ņemtais protokols ir oficiāls, juridiski pieņemams dokuments. Piemēram, ja direktoru padome pieņem lēmumu, tad pārredzamības labad ir svarīgi, lai tie, kas nepiedalās (bet kuriem ir interese par uzņēmumu), zinātu, kāpēc šāds lēmums tika pieņemts.
Un otrādi, ja tā ir vienkārša komandas sanāksme, kurai parasti ir neformāls raksturs, jums, iespējams, nevajadzēs būt tik stingrai attiecībā uz detaļām. Jebkurā gadījumā tipiskā melnrakstā būs:
- sanāksmes datumu un laiku
- pilns dalībnieku saraksts (kā arī uzaicinātie dalībnieki, kuri to nevarēja izveidot, parasti apzīmē ar terminu “nožēlo”)
- visi iepriekšējās sanāksmes protokola grozījumi vai labojumi (ja attiecināms)
- iepriekš noteiktu darba kārtības tēmu saraksts (ja tāds ir) un veicamās darbības, kas jāveic šajās tēmās, ieskaitot to, kas par tām būs atbildīgs
- visi balsošanas rezultāti (ieskaitot saskanību) vai pieņemtie vai noraidītie balsošanas rezultāti (atkal, ja piemērojams)
- jebkurš jauns jautājums vai sanāksmes laikā izvirzīti jautājumi, kas nebija iekļauti darba kārtībā
- jebkura informācija par nākamo sanāksmi (piemēram, datums un vieta).
Kā minēts iepriekšējā ziņojumā, vairākus no šiem aizzīmju punktiem var pabeigt pirms sanāksmes sākuma, tāpēc mēģiniet izdarīt pēc iespējas vairāk kāju darba, kā jūs iepriekš varat.
3. Veikt sapulces protokolu
Patiesībā pašu minūšu ņemšana parasti biedē lielāko daļu cilvēku; jums jāstrādā ātri, efektīvi un ar minimāliem traucējumiem pašā sanāksmē, kas ir administratīva prasme, kuras apgūšana var prasīt zināmu laiku.
Tomēr ir svarīgi atcerēties, ka piezīmes, kuras jūs pieņemat sanāksmes laikā, ir tikai uzmetums; vēlāk iegūsit iespēju tos sakopt un padarīt tos profesionālus. Tāpēc, ja jums ir jāizmanto kaut kāds šifrēts saīsinājums, lai visu nojauktu - vai ja jums liekas, ka ērtāk veikt piezīmes klēpjdatorā vai planšetdatorā - tā tas ir (tikai pārliecinieties, ka varat to tulkot vēlāk!)
Zemāk ir daži citi galvenie punkti, kas jāatceras.
- Nemēģiniet izrakstīt sarunu vārdu pa vārdam; tas ir ne tikai praktiski neiespējami, bet arī nevajadzīgi (kamēr protokoli ir juridisks dokuments, pašas sanāksmes nav tiesas process). Tā vietā vienkārši mēģiniet apkopot lēmumus un darbības punktus.
- Kaut arī jūs nevēlaties pārtraukt ik pēc piecām minūtēm, ziniet, ka ir pilnīgi pareizi pieprasīt paskaidrojumus par dažiem punktiem (vēl jo vairāk, ja tā ir neformāla sanāksme).
- Ja jūs patiešām cīnāties, atnesiet balss ierakstītāju vai mobilo tālruni, lai ierakstītu sanāksmi (ne tik daudz burtiska stenogrammas izveidošanas nolūkā, bet vēlāk skaidrošanas nolūkos). Tomēr, ja jūs to darīsit, jums visiem, kas atrodas telpā, sākumā jāinformē, ka process tiek reģistrēts.
4. Uzrakstiet to visu uz augšu
Kā minēts iepriekš, piezīmes, kuras jūs pieņemat sanāksmes laikā, ir domātas tikai jums; Pēc tam jums būs jāsniedz viņiem pulēšanas līdzeklis, lai viņi būtu gatavi izplatīšanai.
Ir laba ideja to darīt tūlīt pēc sanāksmes, kad viss vēl ir svaigi. Atcerieties, ka, lai arī vispārējā ideja ir rakstīt profesionālā, korporatīvā stilā, vissvarīgākais ir tas, lai jūsu formulējums būtu skaidrs un neatstātu vietu šaubām par to, kas ir nolemts un kāda ir no tā izrietošā rīcības gaita.
Iepazīstieties ar šiem parocīgajiem padomiem.
- Ja iespējams, nedomājiet tikai par to, ka “valde pieņēma lēmumu rīkoties X”. Mēģiniet iekļaut arī īsu rindkopu, kurā kodolīgi paskaidrots, kāpēc valde nolēma veikt šo darbību. Ja pirms noteiktas darbības vai priekšlikuma notika ilgstošas debates, mēģiniet iekļaut galvenos argumentus, ko izteica abas puses.
- Pārliecinieties, ka reģistrējat tikai faktus - nevis jūsu viedoklis vai subjektīvs tos ņem. Rakstiet skaidri un skaidri, neatsaucoties uz saviem personīgajiem novērojumiem.
- Neattiecieties uz cilvēkiem pēc vārda, izņemot gadījumus, kad apspriežat kustību vai sekunžu rezultātus.
- Pārliecinieties, ka visu laiku paliekat vienā un tajā pašā laikā (parasti ir tā, ka minūtes tiek uzrādītas iepriekšējos laikos, bet ir arī pieņemami, ja tās tiek uzrakstītas tagadnē). Nemēģiniet sajaukt sevi šeit; vienkārši uzturiet lietas vienkāršas.
- Pārliecinieties, ka visi papildu ārējie dokumenti, uz kuriem atsaucas, ir, ja iespējams, pievienoti kā papildinājums (un tādējādi tie tiek dēvēti, piemēram, “līguma līgums (sk. B pielikumu)”).
- Lai gan tas būtu pats par sevi saprotams, pārliecinieties, ka esat atkārtoti izlasījis un pārbaudījis pareizo produktu pirms pareizas izplatīšanas visiem departamenta darbiniekiem.
5. Pārliecinieties, vai visi saņem kopiju
Kā izraudzītais minūtes dalībnieks jūsu pienākumi nebeidzas; jums arī jāpārliecinās, ka protokoli ir viegli un viegli pieejami tiem, kam tie nepieciešami, parasti caur jūsu uzņēmuma iekšējo iekštīkla sistēmu vai e-pasta ķēdi. Jūs arī nevēlaties, lai vēlāk kaut kas tiktu mainīts, tāpēc pārliecinieties, vai esat ievietojis rediģēšanas ierobežojumus vai, vēl labāk, augšupielādējiet to kā PDF failu.
Kā jau minēts, dažreiz nākamās sanāksmes sākumā ir nepieciešami grozījumi no iepriekšējās sanāksmes. Kad šie protokoli ir sagatavoti, protokoli ir attiecīgi jāiesniedz turpmākai atsaucei (parasti digitāli, taču daži uzņēmumi var vēlēties saglabāt arī organizētas papīra kopijas). Lai arī šo failu uzturēšana un atjaunināšana, iespējams, nav jūsu atbildība (biroja pārvaldnieks, iespējams, ar tiem tiks galā), pārliecinieties, vai zināt, kā ātri un pareizi iesniegt savus failus.
Un tas ir gandrīz viss, kas tam ir. Kā redzat, minūšu ņemšana ir daudz mazāk biedējoša, nekā daudzi to padara; tas vienkārši prasa zināmu rūpību un iepriekšēju plānošanu jūsu vārdā.
Jūs, visticamāk, izstrādāsit savu sistēmu, lai ātri nokārtotu lietas, bet tikmēr tas noteikti nav kaut kas tāds, par ko jums vajadzētu uztraukties; vienkārši sekojiet šiem padomiem, un pārējie būs ērti.
Vai jums ir kādi citi padomi minūtes ņemšanai? Paziņojiet mums komentāru sadaļā zemāk!
