Kā kļūt par biroja vadītāju

Pēdējos gados biroju vadītāju pieprasījums pieaug, un lielajiem uzņēmumiem ir nepieciešama augsti kvalificēta persona, lai rūpētos par biroja produktivitāti un ikdienas pienākumiem. Šis karjeras ceļš prasa indivīdu ar lielu uzmanību detaļām, organizatoriskajām prasmēm un pats galvenais - pievilcīgu raksturu, kas ikvienam liks justies gaidītam.

Ja tas jums izklausās un jums patiks būt tiešajam cilvēkam jebkurā situācijā, turpiniet lasīt zemāk, lai uzzinātu, ko šī loma faktiski nozīmē, un kā jūs varētu izveidot ideālu biroja vadītāja CV.

1. Izpētiet profesiju

Ja vēlaties turpināt karjeru šajā profesijā, ir svarīgi noskaidrot, kādi būs jūsu pienākumi un kāda veida darba vide jūs atradīsit, kā arī, ja jums ir tas, kas nepieciešams

Darba apraksts

Biroja vadītāja pienākumi ir ļoti atšķirīgi, bet tie galvenokārt ir atbildīgi par biroja darbinieku darba organizēšanu un uzraudzību. Viņi nodrošina, ka viss norit nevainojami, ieskaitot telpu tīrību, biroja krājumu līmeni un pārdevēju pasākumu un ikgadēju sanāksmju plānošanu.

Starp daudziem citiem uzdevumiem biroja vadītāji parasti ir atbildīgi par:

  • Uzņēmuma kalendāru organizēšana un uzturēšana, kas ietvers sanāksmju plānošanu izpildvaras līmeņa darbiniekiem, kā arī kalendāra pasākumus visam birojam.
  • Kārtības un korespondences kārtošana un pārvaldīšana birojā un ārpus tā, ieskaitot pastu un svarīgas pakas. Tas ietvers arī darījumus ar trūkstošām pakām vai sūdzībām biroja darbinieku vārdā.
  • Uzņēmējdarbības vadītāju transporta un izmitināšanas pasākumu koordinēšana visiem ar darbu saistītiem braucieniem.
  • Kancelejas preču krājumu un biroja mēbeļu uzturēšana.
  • Pārraudzīt un uzraudzīt administratīvās komandas darbu, ieskaitot sekretārus un lietvedības darbiniekus. Piedāvā norādījumus un deleģē uzdevumus, kur tas nepieciešams.
  • Budžeta pārvaldīšana biroja iegādei, iekļaujot visu, sākot no stacionārā, kafijas un tējas, līdz uzturēšanai un IT izdevumiem.
  • Palīdzība valdes sanāksmju sagatavošanā un izpildē, ieskaitot darba kārtības izveidi un izplatīšanu, kā arī protokolu sastādīšanu.
  • Papīra un tiešsaistes kartotēkas pārvaldīšana, lai nodrošinātu visu dokumentu pareizu saglabāšanu.
  • Procedūru izstrāde un jaunu sistēmu ieviešana, kas jāievēro visiem darbiniekiem.
  • Palīdzība jaunajiem darbiniekiem apmesties un veikt daļu indukcijas, nodrošinot viņiem darbu, kas nepieciešams viņu darba veikšanai.
  • Regulāras elektroiekārtu pārbaudes organizēšana.
  • Koordinēšanas un plānošanas pasākumi visam uzņēmumam, piemēram, Ziemassvētku ballītes, gada balles utt
  • Prezentāciju vai vēstuļu sagatavošana uzņēmuma vadītājiem un vadītājiem.

Būtiskās prasmes un iemaņas

Lai būtu veiksmīgs biroja vadītājs, jums ir noteiktas prasmes un īpašības. Tajos parasti ietilpst:

  • Komunikācijas prasmes: tā kā jums būs darīšana ar ļoti daudziem cilvēkiem, sākot no līdzstrādniekiem un beidzot ar augstāko vadību, klientiem un piegādātājiem, jums būs jāspēj efektīvi komunicēt starp viņiem visiem.
  • Uzmanība detaļām: jums vajadzētu būt iespējai analizēt visu un pārliecināties, ka neesat izdarījis nekādas neuzmanīgas kļūdas. Pievēršot uzmanību detaļām, ir galvenā nozīme, strādājot ar svarīgiem pārskatiem un dokumentiem.
  • Līderības prasmes: jums būs pienākums koordinēt administratīvo komandu, un jums būs nepieciešamas galvenās vadības prasmes deleģēšanai un vadīšanai.
  • Analītiskās prasmes: jūs būsiet atbildīgs par budžetiem un uzturēšanu, kas nozīmē, ka jums vajadzētu spēt izlemt, kur uzņēmums pārtērē līdzekļus un ko jūs varat darīt, lai samazinātu izmaksas un ietaupītu naudu.
  • Organizatoriskās prasmes: jums būs jāpāriet no vairākiem dažādiem uzdevumiem un jāspēj visu uzturēt kārtībā vairāku uzdevumu veikšanas laikā.
  • IT prasmes: jums būs jābūt lieliskām zināšanām un praksei par Microsoft Office Suite un Outlook lietošanu.
  • Starppersonu prasmes: biroja vadītājam vajadzētu būt iespējai bez piepūles sarunāties starp cilvēkiem no visām dzīves jomām, viņiem jābūt pieejamam un draudzīgam raksturam.
  • Laika pārvaldības prasmes: būdams biroja vadītājs, jūs ne tikai pārvaldīsit savu, bet citu grafiku, tāpēc jums ir nepieciešama lieliska laika pārvaldība. Jums vajadzētu būt iespējai strādāt atbilstoši savam ikdienas grafikam un savus uzdevumus izpildīt savlaicīgi.
  • Problēmu risināšanas prasmes: tā kā jūs būsiet atbildīgs par vienmērīgu biroja darbību, jums būs jāspēj domāt uz kājām un ātri nākt klajā ar risinājumiem!

Darba laiks un nosacījumi

Ja jūs meklējat noteiktas 9–5 stundas, šī reģistratūras profesija jums ir ideāli piemērota! Parasti jūs strādājat 35–40 stundu nedēļā, ieskaitot vienas stundas pusdienu pārtraukumu. Būs gadījumi, kad jums var nākties veikt virsstundas, taču tas būs atkarīgs no organizācijas, kurā strādāsit. Pēdējās minūtes ārkārtas situācijā ir svarīgi palikt elastīgam, jo ​​jūs pats būsit atbildīgs par rīcību. Galu galā jūs esat tiešais cilvēks birojā!

Algu izredzes

Tāpat kā jebkurai citai darba lomai, atalgojums dažādos uzņēmumos būs atšķirīgs atkarībā no iepriekšējās pieredzes, kvalifikācijas un atrašanās vietas. Tomēr vidējā alga saskaņā ar PayScale ASV ir 46 156 USD un 24 327 GBP Lielbritānijā. Protams, būs daudz progresa, kad būsit pieredzējušāks amatā un sagaidīsit algas pieaugumu katru gadu.

2. Iegūstiet kvalifikācijas

Lai strādātu biroja vadības amatā, jums būs nepieciešams vismaz vidusskolas diploms, ieskaitot A līmeņa matemātiku, angļu valodu un uzņēmējdarbību. Parasti ir ieteicams iegūt bakalaura grādu vai līdzvērtīgu grādu uzņēmējdarbības studijās, uzņēmējdarbības administrēšanā, grāmatvedībā vai cilvēkresursu pārvaldībā, kas sniegs skaidru priekšstatu par organizācijas darbību kopumā.

Kā alternatīvu jūs varētu aizpildīt pārvaldības sertifikātus; Starptautiskā ēku apsaimniekošanas asociācija piedāvā CFM (sertificētu apsaimniekotāju) tiem, kas vēlas kļūt par pārvaldniekiem. Ja jūs nolemjat kļūt par aktīvu dalībnieku, jums būs jākārto eksāmens un jāveic izglītojoši pasākumi ik pēc trim gadiem.

3. Nolaidiet savu pirmo darbu

Bez dažu gadu pieredzes administratīvajā lomā zem jostas ir maz ticams, ka jūs tieši nokļūsit biroja vadītāja amatā. Tā vietā jums būs jāpierāda laika pārvaldības, vadības prasmes un vispārējie biroja pienākumi - visas ideālā biroja vadītāja CV galvenās sastāvdaļas.

Prakse būtu labs sākumpunkts darba meklētājam, kurš meklē amatu bez augstākās izglītības. Tas ļaus jums iegūt praktisku darba pieredzi biroja vidē un, visticamāk, novedīs pie pilna laika amata.

Alternatīvi, jūs varat pieteikties uz administratora palīga pienākumiem, kur jums palīdzēs biroja vadītājs ikdienas darbos, ļaujot jums kāpt pa karjeras kāpnēm jūsu organizācijā.

4. Attīstiet savu karjeru

Lai kļūtu par biroja vadītāju, jūs, visticamāk, jau būsit ieguvis vairāku gadu pieredzi attiecīgajā jomā, pirms paaugstināties vadītāja līmenī.

Kad esat nonācis šajā pozīcijā, joprojām ir iespējas turpināt izaugsmi. Jūs varētu uzņemties lielāku atbildību un vadīt lielāku komandu, papildu biroju vai strādāt augstāka līmeņa amatos. Piemēram, jūs varat pāriet no satura komandas vadības uz visu mārketinga nodaļu.

Ja domājat, ka jums ir nepieciešams, lai efektīvi vadītu komandu un sniegtu reālu ieguldījumu birojā un procesos, tad biroja vadītāja karjera ir ideāla jums. Jūs ne tikai redzēsiet sava smagā darba fiziskos rezultātus, bet arī šajā procesā izveidosit nozīmīgas attiecības.

Vai jūs esat administratora palīgs, kurš vēlas kļūt par biroja vadītāju? Ja tā, tad nākamajā sadaļā norādiet, kādus pasākumus veicat savu mērķu sasniegšanai.

Atstājiet Savu Komentāru

Please enter your comment!
Please enter your name here