7 padomi profesionālai e-pasta etiķetei darba vietā

E-pasta māksla tiek zaudēta. Mēs esam pieņēmuši autokorekciju, izsaukuma zīmes, emocijas un sliktas rakstīšanas prasmes, atsakoties no pareizajiem pareizrakstības un pamatskolas gramatikas noteikumiem.

Lai gan mums, filmējot e-pastu mūsu kolēģiem vai vadītājiem, nav obligāti jāvirza Viljama Šekspīra gars, joprojām ir svarīgi ievērot labu etiķeti savā Gmail vai Yahoo! pasta ziņas.

Atcerieties: tur ir slinks e-pastu rakstīšana un oficiālais e-pasta sastāvs. Kuru no tiem vēlaties izmantot, atrodoties birojā?

Izteiksim to šādā veidā: ja jūs vēlaties uztvert nopietnāk un uzskatīt par profesionālāku, mēs ļoti iesakām pēdējo. Citiem vārdiem sakot: vai jūs nemulsina, kad Bils no Mārketinga jums sūta ziņojumus, kas vairāk šķiet kā surogātpasts no 1990. gadiem?

Tātad, kāda tieši ir profesionālā e-pasta etiķete 2018. gadā un pēc tam?

Mums ir padomu kolekcija, lai aizpildītu uzņēmuma e-pastu, šķiet, ka pusaudzis to nav rakstījis vietnē Snapchat, bet gan kompetents pieaugušais.

1. Izmantojiet profesionālo valodu

Protams, ārējā pasaulē jūs saīsināt savus vārdus, rakstāt nepiemērotu valodu, kuru nekad nelietojat darba vietā, un lietojat angļu valodu ar neapdomīgu atteikšanos - mums nav vienalga, cik reizes jūs to darāt, lūdzu, pārtrauciet rakstīt “varētu no ', ' gr8 'un' LOL 'visos jūsu uzņēmuma e-pastos - tie ir tipiski e-pasta grēki.

Tālāk ir aprakstīts, kā izveidot vispārīgu e-pastu profesionālam iestatījumam.

  • atveriet savu e-pastu ar sveicienu
  • tūlīt nokļūstiet sava e-pasta gaļā
  • daļēji arī ar draudzīgu izrakstīšanos, piemēram, “paldies”, “sirsnīgi” vai “laba vēlējumi”.

Ja vēlaties pievienot vēl vienu profesionalitātes līmeni, pieturieties tikai pie ar biroju saistītiem e-pastiem.

2. Paziņojiet pareizo signālu

Ja, nosūtot e-pastu, ir viena lieta, kas ir sarežģīta, tā dod signālu.

Tā kā adresāts ne fiziski, ne mutiski nesazinās ar jums, indivīdam var būt grūti saprast, ko jūs patiesībā sakāt. No smieklīgiem līdz nopietniem e-pasta ziņojumi var mazināt visu jūsu e-pasta ziņojumu toņus.

Cik reizes nekaitīgs joks ir iekļuvis nepatikšanās?

Galvenās grūtības ir pārvarēt šo šķērsli un mēģināt paust pareizo signālu. Ir daži ieteikumi, kā to sasniegt:

  • pieturoties pie personīgajiem vietniekvārdiem, digitāli parakstot e-pastu
  • Sastādiet savus e-pastus aktīvā balsī, nevis pasīvā
  • uzmanīgi izvēlieties vārdus - nepareizs īpašības vārds vai lietvārds var nodarīt kaitējumu
  • zināt pareizos apsveikumus un noslēgumus, bet esiet pārāk mīļi.

Bieži vien mēs pārāk daudz pārlasām ziņojumu iesūtnē. Vai viņi ir neskaidri? Vai ziņa bija sarkastiska? Vai sūtītājs bija pasīvs agresīvs?

Šie ir pamatoti jautājumi, kas aizrauj mūsu prātu, lasot jaunāko iesūtnes vienumu, taču ir pienācis laiks tos izmest un vienkārši saprast, ka sūtītājs sūta tikai e-pastu, nevis dārgais Jānis vai mīļā Amy.

3. Formatējiet savu e-pastu

Patiešām, jūsu e-pasta formāts var nešķist tik svarīga lieta, taču tas ir tikai viens pievienots slānis jūsu centienos uzlabot jūsu oficiālo saziņu. Rakstot e-pastu, jūs vēlēsities saglabāt konsekventu un profesionālu motīvu - veidni, kuru regulāri lietosit.

Kā izskatās noklusējuma formāts? Parasti tas ir Times New Roman, izmērs 11 vai 12, un viena atstarpe aiz katras rindkopas.

Šis ir piemērs:

Cienījamais Vandelay kungs!

Ceru, ka viss ir labi.

Es saņēmu jūsu ziņu un vēlos pateikties jums par saziņu ar mani. Es ņēmu vērā jūsu padomu un ziņojumā ievietoju divas grafikas, lai uzsvērtu mūsu lateksa izstrādājumus. Pievienotajā failā varat redzēt attēlus, kurus izvēlējos.

Cerēsim, ka tas iespaidos mūsu japāņu klientus.

Ar cieņu

[Ievietot parakstu šeit]

Vienkāršs formāts, kas nav iedomājams, vienmēr ir labāks par to, kas ir bagātīgs un pārsvarā. Lai pareizi formatētu e-pastu, nav vajadzīgas neskartas datorprasmes.

4. Izvairieties no briesmīgiem lietotājvārdiem

Neatkarīgi no tā, vai birojā atverat jaunu e-pasta kontu vai izmantojat personīgo e-pastu ar darbu saistītiem mērķiem, jūsu pienākums ir rīkoties šādi: izvairīties no briesmīgā lietotājvārda ( vai ) . Tas kolēģiem, uzraugiem un priekšniekam nosūtīs nepareizu ziņojumu par jūsu vispārējo izturēšanos.

Vienkārši sakot: tā vietā izmantojiet .

5. Katru ziņojumu korektūra

Skatieties, mēs visi neesam nekļūdīgi, jūs zināt? Mēs pieļaujam kļūdas, tāpēc viņi ievieto dzēšgumijas zīmuļu aizmugurē un taustiņu “Dzēst” uz mūsu tastatūras. Tas notiek.

Galvenais ir mācīties no kļūdām. Ja jūsu mūža mērķis ir virzīties uz priekšu, lai labotu kļūdas un mācītos no tām, varat sākt ar saviem e-pasta ziņojumiem.

Jūsu galvenais mērķis ir koriģēt katru nosūtīto ziņojumu. Nav svarīgi, vai e-pasts ir divas rindkopas vai vēstule uzņēmuma augstākajam vadītājam. Ir divi veidi, kā to panākt: pārlūkā instalējiet gramatikas papildinājumu - vispopulārākais rīks ir Grammarly - un vēlreiz pārbaudiet savu e-pastu pirms noklikšķināšanas uz pogas Sūtīt.

Ja jūs nekad nebūtu viens par teikuma struktūru vai pašreizējo saspringto, tad noteikti vajadzētu apsvērt iespēju instalēt gramatiku. Nekad nevar zināt, vai iemācīsies lietas, par kurām aizmirsi vai nezināji. Kurš zināja, ka ir liela atšķirība starp “Ja es būtu” salīdzinājumā ar “Ja es būtu”?

6. Gudri izmantojiet savu parakstu

Jūsu e-pasta paraksts ir lielisks jūsu rīcībā esošs rīks, jo tas var nodot daudz svarīgas informācijas, nepievienojot to jūsu ziņojumu kontekstam. Pareizs paraksts var atkārtot jūsu vārdu, amatu, informāciju sociālajos medijos vai pat kādu asprātīgu frāzi, kas ir piemērojama jūsu nozarē. Tas var jūs izcelties no pūļa un ļaut saņēmējiem jūs atcerēties.

Tātad, kā jūs uzņemat parakstu, kas liek jums izcelties?

  • ierobežojiet savu parakstu līdz četrām rindām
  • pievienojiet sociālo mediju ikonas, lai jūsu paraksts nonāktu 21. gadsimtā
  • saglabāt krāsas vienkāršas un konsekventas; izlaist rozā un noklusējuma fontu ar melnu
  • pēdējā rindiņā ievietojiet aicinājumu uz darbību (noteikti atcerieties biroja viesības)
  • atsakieties no vērtīga nekustamā īpašuma izšķērdēšanas, ievadot savu e-pasta adresi
  • blakus parakstam publicējiet krāsainu sevis attēlu

Šis ir paraugs:

Džons Smits
Ceļojošs pārdevējs, uzņēmums ABC [saistīts ar vietni]
+ (44) (0) 1632 123456

Tādējādi jūs maksimāli palielinat e-pasta paraksta spēku.

7. Saprotiet, ka nekas nav konfidenciāls

Šeit ir interneta izmantošanas patiesība 2018. gadā: nekas nav drošs, ne konfidenciāls. Sākot ar datu ievainojumiem un beidzot ar drošības pārkāpumiem un beidzot ar e-pasta uzlauzšanu, šķiet, ka jebkas, un viss, ko jūs darāt tiešsaistē, vairs nav konfidenciāls un anonīms. Jautājiet tikai Sony vadītājiem. Un tas ir svarīgi atcerēties, nākamreiz nosūtot e-pastu, kas ir pilns ar sūdzībām un mazliet par personisku.

Citiem vārdiem sakot, uzrakstiet e-pastu ar domu, ka pārējie biroji to varētu redzēt. Labāk ir vienkārši pieturēties pie sava darba un vecā sakāmvārda “ja jums nav ko jauku pateikt, tad nemaz to nesakiet”. Turklāt nesniedziet pārāk daudz informācijas par sensitīviem korporatīvajiem datiem.

Atsakoties no šiem ieteikumiem, jūs varētu potenciāli riskēt, ka arī citi to lasīs. Tā ir tikai jūsu veiksme, ka vienu reizi, kad sūdzējāties par cilvēkresursiem, uzņēmums tika uzlauzts!

Tā ir taisnība, ka biroja vide pēdējos gados ir kļuvusi nedaudz mierīgāka. Iespējams, tas notiek tāpēc, ka vairāk tūkstošgades ir ienākušas darbaspēkā, ienesot viņu pārpilnību un modernos veidus biroju vidē. Bet šo rīcību nevajadzētu integrēt jūsu e-pastos. Tam vajadzētu būt pretējam: profesionālam, tīram un pieklājīgam - piemēram, The Wall Street Journal .

Viņi saka, ka e-pasts ir miris. Tātad, kāda jēga ir praktizēt labas manieres? Nu, ņemot vērā to, kā mūsdienu biroja telpas dzīvo un mirst pa e-pastu, var droši apgalvot, ka tās ir nepareizas. Pirms nākamā e-pasta nospiešanas “Sūtīt”, padomājiet, vai tas atbilst etiķetes kritērijiem. Ja nē, jums būs jānospiež tastatūras taustiņš Backspace un viss jāsāk no jauna. Jūs ģērbjaties panākumu gūšanai, tad kāpēc gan nerakstīt arī par panākumiem?

Vai jūs rakstāt profesionālus e-pastus? Paziņojiet mums komentāru sadaļā!

Atstājiet Savu Komentāru

Please enter your comment!
Please enter your name here