Bet tam nav jābūt - un tam nevajadzētu - būt šādam. Patiešām, ja sanāksmes notiek pareizi, tās var būt ļoti efektīvs līdzeklis. Galvenais ir padarīt tos ne tikai panesamus, bet arī faktiski produktīvus - un nodrošināt, lai netiktu tērēts laiks, ko visi pavada prom no darba galdiem.
Tātad, kā to var izdarīt? Patiešām, ar zināmu iepriekšēju plānošanu un veselā saprāta pieskārienu. Šeit ir dažas komandas sanāksmju idejas, lai pēc iespējas labāk izmantotu komandu.
1. Pārliecinieties, ka sapulce ir faktiski nepieciešama
Vairumā gadījumu caurspīdīgums visā organizācijā ir laba lieta. Protams, personāls ir jāinformē par plašāku ainu. Bet vai uzņēmuma atjauninājumiem tiešām visiem ir nepieciešami stundas samazināšanas rīki vai arī tos var izplatīt pa e-pastu? Vai arī, ja jūs izmantojat sadarbības rīkus, kur visi var redzēt individuālu progresu noteiktā projektā, vai tiešām jums ir jāizveido sapulce, lai lūgtu cilvēkiem statusa atjauninājumus?
Tas var šķist veselais saprāts, bet komandas joprojām tērē vērtīgo laiku, apskatot tēmas, kuras nav jāapspriež. Tas rada negatīvu attieksmi pret pulcēšanos un to var uzskatīt par darbinieku sīku darbu, nevis par būtisku darba vietu. Mēģiniet tā vietā sapulces sasaukt tikai tad, kad vēlaties kaut ko virzīt uz priekšu vai kad ir jāpasaka kaut kas svarīgs, nevis jāiet pa to pašu nogurušo zemi. Atcerieties: sanāksmju rīkošana nav slikta lieta, bet to ir pārāk daudz.
2. Sāciet savas tikšanās ar sprādzienu
Kad jūs visi iesprūstat telpā un ieņematies vietas, iespējams, ka neviens nav garīgi sagatavots sanāksmei. Visticamāk, lielākā daļa cilvēku joprojām domās par uzdevumu, no kura tikko atņemts, turpretī pārējie vienkārši cer, ka nākamās stundas nebūs pārāk sāpīgas.
Tāpēc ir svarīgi ātri piesaistīt cilvēku uzmanību un koncentrēt uzmanību. Jūs, iespējams, to nesasniegsit, uzsākot detalizētu mārketinga jaunāko ceturkšņa prognožu mikroanalīzi, tāpēc izmēģiniet īsu viktorīnu vai prāta spēli. Tas atslābinās cilvēkus un novirzīs viņu prātu prom no darba, kā arī iesaistīs viņus kopējā procesā. Alternatīvi, spēlējiet smieklīgu videoklipu vai pastāstiet interesantu stāstu - jebko, lai atsvaidzinātu un stimulētu komandu.
3. Veiciet virzienu
“Ir darba kārtība”, iespējams, ir visvairāk izmantotais norādījums komandas sanāksmju rokasgrāmatā - daži to ir svētījuši un citi izsmēja, bet tas tomēr ir jāņem vērā. Galu galā ir ļoti grūti sasniegt jūsu sanāksmes mērķus, ja nezināt, kādi ir šie mērķi.
Galvenais ir skaidri zināt, kas vēlaties notikt, un palikt šajā kursā; mantra, kas var izklausīties saprātīga, bet neņem vērā tendence, ka gandrīz jebkura tikšanās notiek bezcerīgi novirzoties no trases. Lai to apkarotu - vai vismaz to ierobežotu -, ir laba ideja izraudzīties kādu (vai nu sevi, vai kolēģi), kurš darbotos kā sargs un lai lietas virzītos pareizajā virzienā.
Tas nenozīmē, ka jums vajadzētu izslēgt vai ignorēt labus punktus tikai tāpēc, ka tie tomēr nav saistīti. Ja kāds izvirza jautājumu, kuru ir vērts apspriest tālāk, bet kurš nav saistīts ar izvirzītajiem mērķiem, ierakstiet to nākamās tikšanās protokolā.
4. Veikt pārtraukumus
Īsākām pulcēšanās reizēm to var nepiemērot, bet visam, kas ilgst līdz stundai plus, ir svarīgi nodrošināt, ka ikvienam telpā ir vismaz viens īss pārtraukums. Var būt grūti koncentrēties, kad tuvojaties tualete vai izmisīgi vēlaties cigareti, un nav jēgas mēģināt pievērsties idejām ar cilvēkiem, kad viņi nav fiziski ērti.
Ir grūti arī uzņemt lielu daudzumu informācijas un sniegt nozīmīgu ieguldījumu, kad esat tajā atradies 40 minūtes; pat pāris minūtes ātrai kāju izstiepšanai var atdzīvināt cilvēkus un dot viņu smadzenēm iespēju paskatīties uz lietām savādāk.
5. Iesaistiet VISU savu komandu
Viens no iemesliem, kāpēc sanāksmes dažkārt var samazināties, ir tas, ka katru nedēļu dominē tās pašas balsis. Neatkarīgi no tā, ka tas liek citiem izslēgties, tas nozīmē arī to, ka netiek izmantots viss komandas potenciāls. Piemēram, kādam no jūsu klusākajiem, vairāk intravertiem komandas locekļiem var būt ideāls risinājums konkrētai problēmai, taču viņš var justies neērti runāt un dalīties tajā.
Šajā gadījumā slogs gulstas uz katru, kurš atbild par sanāksmi, lai iesaistītu katru komandas locekli un panāktu viņu līdzdalību neatkarīgi no tā, vai viņu ieteikumi ir labi vai slikti. Neatkarīgi no tā, vai tas notiek ap istabu un vienkārši pajautājot cilvēkiem tieši vai kaut ko grūtāku, piemēram, izmetot ap plīša rotaļlietu, svarīgi ir tas, ka apkārt ir dažādas idejas, kas peld un tiek uzklausītas.
6. Pārliecinieties, vai ikvienam ir iespēja sagatavoties
Prāta vētras problēma ir tā, ka cilvēku grupas uzdošanās būt radošam bieži ir vienkāršākais veids, kā nogalināt inovāciju šķelšanos. Tā vietā, lai liktu cilvēkus uz vietas, plānojiet uz priekšu. Tiklīdz jūs rezervējat sanāksmju telpu, pēc iespējas vairāk paziņojiet komandas locekļiem, lai viņi paši varētu nākt klajā ar vismaz vienu konkrētas problēmas risinājumu un tad sanāksmes laikā koncentrētos uz vislabākā izvēli.
Cilvēki daudz biežāk nāk klajā ar labākām idejām, kad viņiem tiek dota telpa un laiks, un tā vietā, lai kopā sēdētu telpā, mēģinot kopīgi sastādīt pirmo iecerēto plānu, grupa var veltīt laiku diskusijai un analīzei. kāda būtu labākā rīcība.
7. Mainiet iestatījumu Tagad un tad
Atcerieties, kad skolā bijāt saulainā dienā, un skolotājs dažreiz aizveda klasi ārā, tā vietā, lai piespiestu visus nožēlojami kavēties telpās? Šo pieeju varat izmantot arī sanāksmēs. Faktiski, atpūšoties saulē esošajā parkā, daudz lielāka iespēja iesaistīt ikviena radošo dzirksteli, nekā iekāpt mazā taupes blakus istabā, kas greizsirdīgi skatās pa logu.
Protams, tas ne vienmēr ir praktiski - it īpaši, ja komandas locekļi ir savienoti attālināti, piemēram, izmantojot Hangouts. Bet princips ir vienāds. Stratēģiju apspriešana pusdienu laikā Nando varētu būt nedaudz klišejiska, taču vismaz viedoklis ir atšķirīgs - un bezvadu internets ir bezmaksas!
Sanāksmes ir lielisks veids, kā strādāt kopā, lai atrisinātu jautājumus un problēmas, kā arī nodrošinātu, ka visi atrodas vienā lapā un virzās pareizajā virzienā. Bet bieži vien viņi var jūs novērst no svarīgākiem jautājumiem un justies kā laika izšķiešanai - it īpaši, ja Rodžers no kontiem ik nedēļu izsakās par savas krūzes izmantošanu.
Tā vietā, sekojot iepriekš sniegtajam ceļvedim, jūs varat noliegt daudzus pasākumus, kas izslēdz cilvēkus pēcpusdienas tikšanās reizēs, un koncentrēties uz to, lai pavadītu laiku, ko pavadāt kopā kā komanda, ir tikpat produktīvs, vērtīgs un veiksmīgs, jo tikšanās sākotnēji bija paredzētas būt.
Vai jums ir kādi citi padomi, kā pārliecināties, ka sanāksmes norit raiti? Paziņojiet mums komentāros zemāk ...
